Standzeiten im Fuhrpark senken: Wo die Zeit im Schadenprozess wirklich verloren geht

Wo geht die Zeit im Schadenprozess wirklich verloren?

Kurzantwort: Nicht in der Werkstatt. Ein Schadenfall durchläuft fünf Phasen, und nur eine davon ist die eigentliche Reparatur. Die übrigen vier sind Meldung und Bewertung, Werkstattsuche und Terminvergabe, Kostenfreigabe sowie Rückgabe und Abrechnung. In diesen vier Phasen wartet das Fahrzeug, ohne dass jemand daran arbeitet. Wer Standzeiten senken will, setzt dort an und nicht bei der Reparaturdauer.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Reparatur ist der kürzeste Teil: Vier von fünf Phasen sind Wartezeit, nicht Arbeitszeit.
• Die Freigabe ist der einzige Engpass, den du allein lösen kannst: Sie braucht keine externe Beteiligung, nur eine Betragsgrenze und eine Eskalationsstufe.
• Terminvergabe wird schwieriger: Dem Kfz-Handwerk fehlen rund 10.000 Fachkräfte (ZDK), und mehr als jede fünfte angefragte Werkstatt antwortete in einer ADAC-Stichprobe gar nicht.
• Ohne eigene Messung keine Verbesserung: Belastbare Branchenwerte für Durchlaufzeiten gibt es nicht.
• Der Kostenhebel liegt neben der Rechnung: Ausfallkosten je Standtag stehen auf keiner Werkstattrechnung.

Das Statement von RONYA: „Fuhrparks messen die Reparaturdauer und wundern sich, dass die Optimierung nichts bringt. Die Werkstatt ist selten das Problem. Das Problem sind die Tage davor, an denen ein Vorgang in einem Postfach liegt. Wer Standzeiten senken will, muss aufhören, die Werkstatt zu optimieren, und anfangen, den eigenen Prozess zu messen."

Jeder Tag, an dem ein Fahrzeug steht, kostet Geld. Leasingraten laufen weiter, Ersatzfahrzeuge müssen organisiert werden, Mitarbeiter sind eingeschränkt.

Ein ehrlicher Hinweis vorab: Dieser Artikel trug früher den Titel „So reduzierst du Standzeiten um bis zu 40 Prozent" und stützte diese Zahl auf eine angebliche GDV-Aussage, wonach rund 60 Prozent der Durchlaufzeit auf administrative Prozesse entfielen. Weder die Aussage noch die 40 Prozent ließen sich belegen. Beides ist entfernt, ebenso die Angabe, Ausfallkosten lägen laut ADAC zwischen 150 und 500 Euro je Fahrzeugtag. Was bleibt, ist die Prozesslogik, und die ist auch ohne Prozentversprechen belastbar.

Welche fünf Phasen durchläuft ein Schadenfall?

Abbildung 1: Schematische Verteilung der Phasen eines Schadenfalls. Die Dauern sind Schätzungen der Redaktion zur Veranschaulichung, keine erhobenen Werte.

Diese Aufteilung ist der Kern des Themas. Wenn vier von fünf Phasen Wartezeit sind, bringt eine schnellere Werkstatt weniger als ein schnellerer eigener Prozess.

Warum dauert die Meldung länger als gedacht?

Weil sie oft unvollständig ist. Fehlen Fotos, Standort oder Angaben zum Unfallgegner, beginnt eine Rückfrageschleife, bevor überhaupt jemand bewerten kann. Ein Formular mit Pflichtfeldern löst das ohne Technikprojekt.

Warum ist die Terminvergabe so zäh?

Weil Kapazität knapp ist. Der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe beziffert die Fachkräftelücke allein im handwerklichen Bereich auf rund 10.000 Personen. Dazu kommt die Erreichbarkeit: In einer ADAC-Stichprobe von Anfang 2026 antworteten 26 von 120 angefragten Werkstätten auch nach mehrmaliger Nachfrage nicht.

Wer erst im Schadenfall sucht, konkurriert also um knappe Termine bei Betrieben, die teilweise gar nicht reagieren. Wie du das vorab löst, beschreibt unser Beitrag zur Werkstattwahl im Fuhrpark.

Warum ist die Freigabe der wichtigste Hebel?

Weil sie die einzige Phase ist, die vollständig in deiner Hand liegt. Werkstattkapazität kannst du nicht herbeireden, die eigene Entscheidungsgeschwindigkeit schon. Drei Elemente genügen: eine Betragsgrenze ohne Einzelfreigabe, ein benannter Verantwortlicher darüber und eine Eskalationsstufe, falls niemand reagiert.

Ohne das dritte Element passiert regelmäßig genau das, was den Prozess teuer macht: Der Vorgang liegt in einem Postfach, während der Entscheider im Urlaub ist, und niemand merkt es.

Wie misst du deine eigene Durchlaufzeit?

Es reichen vier Zeitstempel je Schadenfall:

1. Zeitpunkt des Ereignisses
2. Eingang der vollständigen Meldung
3. Erteilung der Freigabe
4. Rückgabe des Fahrzeugs

Aus diesen vier Werten ergeben sich drei Zeitspannen, und eine davon wird bei dir auffällig länger sein als die anderen. Das ist dein Engpass. Alles Weitere ist Verfeinerung. Welche Kennzahlen darüber hinaus ins Cockpit gehören, zeigt unser Beitrag zu den wichtigsten Fuhrparkkosten-Kennzahlen.

Zu Vergleichswerten ein ehrliches Wort: Belastbare, öffentlich zugängliche Benchmarks für Durchlaufzeiten im Fuhrpark gibt es nicht. Miss deinen Ausgangswert über ein bis zwei Quartale und vergleiche dich gegen dich selbst.

Modellrechnung: Was kosten Standtage bei 50 Fahrzeugen?

Die folgende Rechnung ist ein Modell mit ausdrücklich benannten Annahmen. Sie ist kein realer Kundenfall und enthält bewusst keine erfundene Branchenzahl für Ausfallkosten.

Annahmen, die du durch deine eigenen Zahlen ersetzen solltest: 50 Fahrzeuge, 15 Schadenfälle pro Jahr, drei durch schnellere Meldung und Freigabe vermeidbare Standtage je Fall.

Die Ausfallkosten je Tag sind als Spanne dargestellt, weil sie vollständig vom Einsatzzweck abhängen. Setze deinen eigenen Wert ein: Leasingrate je Tag plus Kosten der Ersatzmobilität plus entgangene Leistung. Der Punkt der Rechnung ist, dass drei eingesparte Tage je Fall bei einer mittelgroßen Flotte in jedem Szenario vierstellig werden, und dass diese Beträge auf keiner Werkstattrechnung auftauchen.

„Ein durchschnittlicher Pkw-Sachschaden kostete 2024 in der Kfz-Haftpflicht rund 4.250 Euro – das sind sieben Prozent mehr als im Vorjahr."

-- Jörg Asmussen, Hauptgeschäftsführer des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft, 1. Oktober 2025

Zur Einordnung der Größenordnung: Ein durchschnittlicher Pkw-Sachschaden in der Kfz-Haftpflichtversicherung kostete 2024 rund 4.250 Euro. Die Zeitkomponente einer mittelgroßen Flotte erreicht damit schnell den Gegenwert mehrerer zusätzlicher Schadenfälle.

Fünf Sofortmaßnahmen

Vier der fünf Maßnahmen kosten nichts außer einer Entscheidung. Das ist der eigentliche Grund, warum lange Standzeiten selten ein Budgetproblem sind.

Wie unterstützt RONYA kurze Standzeiten?

Die Abschnitte oben beschreiben das Vorgehen unabhängig vom Anbieter. Zur Einordnung hier die Umsetzung bei RONYA.

Die Meldung erfolgt digital mit Fotos und Standort, sodass die Rückfrageschleife der ersten Phase entfällt. Das Fahrzeug wird aus dem Netzwerk freier Partnerwerkstätten heraus an einen Betrieb mit passender Kapazität gesteuert, mit hinterlegten Festpreisen statt Einzelverhandlung. Damit fallen Suche und Preisklärung der zweiten Phase weg. Zusatzarbeiten laufen über eine digitale Freigabeanfrage und werden erst nach Genehmigung ausgeführt. Der Status jedes Falls ist im Dashboard einsehbar, abgerechnet wird über RONYA als alleinigen Rechnungssteller.

Der Preis dafür ist die eingeschränkte Werkstattauswahl innerhalb des Netzwerks. Wie der Gesamtprozess aufgebaut ist, beschreibt unser Leitfaden zur Schadensteuerung.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert ein Schadenfall im Durchschnitt?

Belastbare, öffentlich zugängliche Durchschnittswerte für die Durchlaufzeit von Fuhrparkschäden haben wir nicht gefunden und nennen deshalb keine. Sinnvoll ist, die eigene Durchlaufzeit über ein bis zwei Quartale zu messen und in Phasen aufzuteilen.

Was kostet ein Standtag?

Das hängt vollständig vom Einsatzzweck ab. Ein Poolfahrzeug im Innendienst kostet im Stillstand wenig, ein Servicefahrzeug mit Kundenterminen sehr viel. Rechne mit deinen eigenen Werten aus Leasingrate, Ersatzmobilität und entgangener Leistung.

Warum dauert die Terminvergabe so lange?

Weil Werkstattkapazität knapp ist. Der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe beziffert die Fachkräftelücke allein im handwerklichen Bereich auf rund 10.000 Personen. Hinzu kommt, dass mehr als jede fünfte angefragte Werkstatt in einer ADAC-Stichprobe gar nicht antwortete.

Welche Phase lohnt sich zuerst zu optimieren?

In der Regel die Freigabe, weil dort niemand arbeitet und trotzdem Zeit vergeht. Sie lässt sich ohne externe Beteiligung verkürzen, allein durch eine Betragsgrenze und eine Eskalationsstufe.

Ab welcher Flottengröße lohnt sich ein digitaler Prozess?

Ab etwa 10 bis 15 Fahrzeugen wächst der Abstimmungsaufwand überproportional, weil mehrere Fälle parallel laufen. Das ist eine Einschätzung aus der Praxis, kein Branchenstandard.

Funktioniert das auch bei Leasingfahrzeugen?

Ja, sofern die Vorgaben des Leasinggebers zu Werkstattbindung und Teilequalität eingehalten werden. Diese Vorgaben gehören vor dem ersten Schadenfall geprüft, nicht danach.

Quellen und weiterführende Informationen

• ADAC: Pkw-Kundendienst: Preisvergleich lohnt, 3. Februar 2026. Quelle der Angabe, dass 26 von 120 angefragten Werkstätten nicht antworteten.
• Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe: Zahl der Auszubildenden erneut gestiegen, Fachkräfte fehlen. Quelle der Fachkräftelücke von rund 10.000 Personen im handwerklichen Bereich.
• Deutsche Automobil Treuhand: DAT-Report 2026, Kurzbericht (PDF), Erhebungsjahr 2025. Ergänzende Angaben zu Wartungs- und Reparaturkosten je Pkw.
• Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft: Autoreparaturen teurer denn je: Stundensatz von Kfz-Werkstätten erstmals über 200 Euro, 1. Oktober 2025. Quelle des durchschnittlichen Pkw-Sachschadens von 4.250 Euro.

Zuletzt aktualisiert am 9. September 2026. Die Phasendauern in der Grafik und die Annahmen der Modellrechnung sind Schätzungen der Redaktion und keine erhobenen Branchenwerte.